6mn pour passer à OpenOffice

Vous envisagez de passer de Microsoft Office (payant et cher) à OpenOffice (gratuit). Quelques questions à vous poser (et quelques réponses que je vous propose) avant d’aller plus loin.

Il y a tout ce qu’il vous faut

Soyons honnêtes : Word et Excel contiennent 90% de fonctions que nous n’utilisons pas et n’utiliserons jamais. Nous pourrions nous contenter de beaucoup plus simple. En tout cas, pourquoi payer pour ces fonctions ? Surtout, pourquoi se préoccuper de la compatibilité à 100% avec des fonctions dont nous ne savons même pas ce qu’elles font ?

En fait OpenOffice founit bel et bien 99% de compatibilité avec Microsoft Office (Word, Excel et PowerPoint). Le 1% qui manque n’a sans doute aucune importance si vous n’êtes pas un acharné fanatique des spécificités de votre tableur.

Faites une liste de ce qu’il vous faut

La première chose à faire est donc de dresser une liste des fonctions que vous utilisez. Il vous faudra établir plus précisément les correspondances et organiser la transition autour de cette liste.

Ne vous pressez pas. Prenez quelques jours pendant lesquels vous garderez un petit bloc-notes à vos côtés pendant le travail pour noter ce que vous faites et les fonctions que vous utilisez vraiment.

Les filtres d’importation/exportation ne font pas tout

La compatibilité n’est pas à 100%. Je l’ai déjà dit plus haut. Ne comptez donc pas sur eux les yeux fermés.

Vous allez avoir des documents à transférer. Prévoyez d’utiliser les filtres d’import-export au maximum. Mais prévoyez aussi de contrôler le travail. Par exemple, certains champs automatiques de Word sont parfaitement reconnus mais pas toujours rendus en champs automatiques. Le contenu sera le bon mais il faudra peut-être remettre les nouveaux champs OpenOffice à la main. Gardez donc un petit moment pour faire les nécessaires contrôles lors du basculement des anciens documents vers le nouveau format.

Ce n’est pas au même endroit

Tout y est, mais ne vous attendez pas à retrouver tout au même endroit. Oui ! Il faudra vous habituer à des menus organisés un peu différemment et des noms qui change un peu.

Il ne faut quand même pas exagérer : ce n’est ni la mer à boire, ni une raison pour exiger une formation par un professionnel. Chaque fois que nous essayons un nouveau logiciel (payant ou non) c’est un peu la même chose. OpenOffice ne fait pas exception, mais les menus n’ont pas simplement été mélangés. Ils suivent une logique légèrement différente. Ne vous attachez pas à retrouver les choses au même endroit, mais à apprendre le nouvel emplacement (éventuellement, commencez par noter les nouveaux emplacements jusqu’à avoir pris des habitudes).

Pas besoin de formation

C’est parfois un reflexe en entreprise : demander une formation pour toute nouveauté. Que ce soit à titre personnel ou en entreprise, OpenOffice ne méritera pas de formation particulière. Le fait de passer des heures devant votre écran tous les jours ne le justifie pas davantage. Au contraire, cela expliquerait plutôt que vous aurez dépassé le niveau de la formation avant même d’avoir eu le temps de vous rendre à la séance de formation.

L’effort sera très limité, mais ce sera simplement de l’auto-formation. Ne vous inquiétez pas de ce point. Vraiment.

L’aide n’est pas faite pour les chiens

Et oui ! Nous l’oublions tous régulièrement mais les logiciels modernes contiennent une aide et des tutoriels. Passer quelques minutes dans l’aide est utile. Passer quelques minutes par jour dans l’aide vous permettra même sans doute de devenir un quasi-expert de OpenOffice au bout de quelques semaines.

Vous n’aviez pas regardé l’aide de Microsoft Office depuis son installation. Profitez du passage à OpenOffice pour augmenter vos connaissances et votre potentiel personnel et professionnel. Vous apprendrez beaucoup de choses intéressantes.

Wizards

Les Wizards et autres tutoriels sont aussi une source considérable de connaissances. De plus, concernant les tutoriels, vous en trouverez certains sur Internet (la communauté des amateurs de OpenOffice est très large et produit d’excellentes sources d’information disponible à la simple distance d’une recherche sur le Web).

Cherchez les fonctions cachées

Maintenant que nous commençons à y voir un peu plus clair, rien ne nous interdit de passer quelques minutes à fouiller les menus pour découvrir de nouvelles fonctions auxquelles nous n’aurions pas pensé et des manières de faire plus simplement des choses que nous faisions de manière complexe.

C’est comme cela que (OpenOffice ou pas) les experts se construisent. Il suffit de remettre en question ses connaissances et ses certitudes pour découvrir de nouveaux champs.

Basculement organisé

Maintenant le temps vient de basculer de Microsoft Office à OpenOffice. Vous avez une meilleure idée de ce que vous allez utiliser, vous savez comment faire le basculement, qui doit basculer dans le nouveau logiciel. Il est temps de prendre un morceau de papier et de Réfléchir, Planifier, Réaliser.

Réfléchir

Reprenez la liste des fonctions faites au début. Faites une liste des personnes concernées (êtes-vous seul ou faut-il préparer d’autres personnes, y compris celles avec qui vous échangez vos documents ?). Etablissez une période pendant laquelle vous pourrez faire le basculement de manière réfléchie.

Un détail peut-être : réfléchissez à ce que vous devrez faire pendant cette période et quelles sont les activités liées à Office qui doivent absolument continuer à fonctionner même si le basculement prendra plus de temps que prévu initialement.

Vérifier quels sont les sujets ou les documents qui sont liés les uns aux autres et qui devront être convertis simultanément (par exemple, il est préférrable que tout le courrier passe d’un seul coup à OpenOffice plutôt que de le faire lettre par lettre ; idem pour toutes les factures si elles sont sous Excel).

Planifier

Ayant réfléchi à l’organisation de vos activités sous OpenOffice, il est temps de planifier. Vous avez lu que certaines choses vont prendre un peu de temps (apprentissage/découverte en amont, conversion de fichiers, vérifications, auto-formation, etc.) Il est donc important de prévoir le temps nécessaire pour cela tout en envisageant ce qui pourrait arriver si telle ou telle étape se révélait plus longue que prévu ou si des circonstances extérieures venaient à compliquer la situation ou réduire le temps disponible.

Ne comptez pas trop court. Il vaut mieux basculer tranquillement et un peu longuement ou un peu plus tard que prévu initialement plutôt que de se retrouver totalement débordé en pleine crise.

Réaliser

Enfin, il faut appliquer le plan que vous avez établi. Cela veut dire de le suivre à la lettre mais aussi – éventuellement – de lé réadapter en fonction des impondérables.

A ce point, vous verrez que Microsoft s’oubliera rapidement et que vous vous réjouierez d’avoir choisi OpenOffice.