Combiner/synchroniser des feuilles Excel

Quand on travaille à plusieurs sur un même document Excel, les choses peuvent devenir difficiles si les intervenants font leurs modifications chacun dans son coin. Il faut alors faire intervenir un outil qui permettra de comparer les fichiers modifiés et de guider dans le choix de quoi ré-incorporer dans le fichier final (il risque d’y avoir des modifications en conflit).

Pour des fichiers simples (des fichiers textes) il y a des outils connus (sur PC Windows, il y a l’excellent freeware WinMerge qui présente côte-à-côte les deux fichiers et permet de faire le choix très simplement et rapidement).

Mais quand on s’attaque à des documents complexes comme un fichier Excel, WinMerge ne suffit plus et il vaut mieux avoir des outils spécialisés. Il me semble qu’il n’y a aucun outil gratuit capable d’assister dans une telle tâche. Par contre, on trouve quelques produits en shareware (comprendre “pas chers, mais payant” ou “payant, mais pas cher”).

• Monkey Merge 1.29 ($16, free to try), combine les documents Word, Excel et PDF
• SobolSoft Combine des cellules et des collonnes Excel
• Diff Doc 2.45 ($24, free to try)
• Compare suite 3.0 ($60, free to try)
• Synkronizer 9.1 ($149, free to try), seule la version Developer permet de combiner les résultats de comparaison
• Excel Compare ($30), ne produit qu’un rapport de comparaison. Pas évalué.

J’ai donc essayé plusieurs de ces outils. Voici mes réflexions qui en découlent.

Monkey Merge n’a pas reconnu mes fichiers Excel 2003. Autant dire que ça n’est pas allé loin (désinstallé après 2 minutes).

Le logiciel de SobolSoft est un cauchemar de messages d’invitation à payer la license (au point qu’il est parfois difficile de s’y retrouver). Mais l’évaluation a également été ultra-rapide : message d’erreur d’exécution à chaque essai.

DiffDoc se révèle plus opérationnel. Il accepte une dizaine de langages pour son interface (agréable/utile/nécessaire pour une application en Europe). Si les options sont nombreuses et compliquent un peu le premier contact, il est rassurant de voir que l’outil sait limiter les comparaisons à certaines pages ou à certaines zones de cellule.

Le comportement de DiffDoc semble assez sain en termes de comparaisons (il est rapide, il indique bien les ajouts et les suppressions, le marquage est assez clair (couleurs) même si la présentation est très simplifiée (aucun formattage Excel) bien qu’un peu difficile à lire dans le cas où le fichier contient de nombreuses cellules calculées). Mais se contenter de montrer les différences n’est qu’une aide bien partielle (on souhaiterait pouvoir décider comment produire directement un fichier Excel résultant de la combinaison des modifications observées).

Dans Compare suite, la comparaison se fait immédiatement. Vous ouvrez les deux fichiers et il traite directement tout le contenu des deux fichiers sous une forme très lisible qui fait beaucoup penser à WinMerge. La présentation n’a pas le formattage d’Excel, mais reste suffisamment proche pour n’avoir aucun mal à reconnaître les fichiers sur lesquels on travaille.

Enfin, il est possible d’appliquer les modifications à l’un ou l’autre des fichiers originaux et de les sauvegarder (même indépendamment l’un de l’autre). Très pratique et complètement naturel, sauf que Compare Suite s’est refusé à sauvegarder au format Excel et n’a su proposer qu’une sauvegarde en format Texte. Autant dire qu’après une très bonne première impression, je suis tombé sur une vraie déception.

Finalement, avec Synchronizer 9.1, l’approche est différente puisque le logiciel s’installe à l’intérieur d’Excel (il n’y a pas moyen de le lancer depuis le menu Démarrer). Quand vous lancez Excel pour la première fois après l’installation de Synchronizer, vous allez le trouver en bas du menu Outils d’Excel. Premier avantage évident : les fichiers à comparer sont ouverts dans Excel, donc avec une parfaite visualisation de leur contenu. Les ajouts et les modifications sont parfaitement clairs (encore mieux qu’avec Compare Suite).

Là non plus, le logiciel ne fait pas la synthèse et il faut encore copier manuellement d’un fichier vers l’autre, mais l’opération est sensiblement plus facile puisque l’on est directement dans Excel (pas besoin de passer d’un outil à l’autre). C’est un peu décevant, mais Synkronizer 9.1 en fait visiblement plus que beaucoup d’autres et dans des conditions de confort qui n’ont rien à voir avec tous les autres outils essayés ici.

La question qui reste visiblement ouverte est de savoir si le prix de la version Developer de Synchronizer (149$ tout de même) peut sérieusement justifier un confort supplémentaire qui ne peut même pas être testé/vérifié sur la version d’évaluation (qui correspond à la version Light (29$).

Au bout du compte, mon choix s’est porté sur une version Light de Synkronizer 9.1 pour l’utilisation que j’en avais ici (un petit nombre de recombinaison sur une table partagée entre 2-4 utilisateurs).